Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING BALANS IN BEDRIJF
BEDRIJFSGENEESKUNDIGE DIENSTVERLENING

Balans in Bedrijf, KvK 32126758, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Om u te informeren over de manier waarop wij gegevens verzamelen en verwerken is deze privacyverklaring opgesteld. Balans in Bedrijf levert twee soorten diensten: bedrijfsgeneeskundige dienstverlening en behandelingen EFT/coaching. Deze privacyverklaring betreft alleen de bedrijfsgeneeskundige dienstverlening. Voor behandelingen EFT/coaching is een aparte verklaring opgesteld.

Waarom en waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden

Balans in Bedrijf ondersteunt werkgevers bij het opstellen en uitvoeren van hun verzuim- en arbobeleid. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om hierbij een geregistreerd bedrijfsarts (of gecertificeerde arbodienst) in te schakelen. Balans in Bedrijf levert diensten door geregistreerd bedrijfsartsen en casemanagers in taakdelegatie van de bedrijfsarts. Om deze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren verwerken wij persoonsgegevens en medische gegevens. Zo moet er bijvoorbeeld van elke werknemer die het spreekuur bezoekt, verplicht een medisch dossier aangelegd en bijgehouden worden. Balans in Bedrijf verwerkt uw persoonsgegevens wanneer uw werkgever een contract met ons heeft voor bedrijfsgeneeskundige dienstverlening, als uw verzekeraar aan Balans in Bedrijf opdracht geeft om medische controles en keuringen uit te voeren of wanneer u zelf een losse dienst afneemt, bijvoorbeeld voor advies als zelfstandig ondernemer of voor een rijbewijskeuring.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Identiteitsgegevens:

  • Voorletters, voor- en achternaam;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Adresgegevens (incl. eventueel verblijfsadres);
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Administratieve gegevens:

  • Bij welke werkgever u werkt;
  • Gegevens over aard, omvang en duur van het dienstverband;
  • Verzuimgegevens (zoals ziek- en hersteldmeldingen);

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

  • Gezondheids- en medische gegevens;
  • Burgerservicenummer (BSN).
  • Overige persoonsgegevens die u zelf actief verstrekt in contacten met (medewerkers van) Balans in Bedrijf.

Wie verstrekt persoonsgegevens aan Balans in Bedrijf

Identiteits- en administratieve gegevens ontvangen wij veelal via uw werkgever of verzekeraar omdat deze ons verzoekt onze dienstverlening voor u in te zetten. Medische gegevens ontvangen wij veelal van uzelf in de contacten met u, via uw behandelaar als u deze gemachtigd heeft om ons te informeren en/of via de medisch adviseur of medisch behandelaar van de arbeidsongeschiktheidsverzekeraar (als u zelfstandig ondernemer bent).

Het doel waarvoor wij persoonsgegevens verwerken

Balans in Bedrijf verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • U te kunnen bereiken (per post, telefoon of e-mail) om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren;
  • Uitvoering van taken waartoe wij verzocht zijn door uw werkgever of arbeidsongeschiktheidsverzekeraar en/of taken waartoe wij wettelijk verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor het aanmaken en bijhouden van een medisch dossier in geval van verzuim of preventie en in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.

Hoe wij persoonsgegevens bewaren

Uw gegevens bewaren wij in een digitaal systeem, welke ISO gecertificeerd is en alleen toegankelijk met 2-factor authenticatie. Papieren correspondentie die wordt ontvangen, wordt op de dag van ontvangst ingescand en in dit digitale systeem verwerkt, de papieren versie wordt vervolgens vernietigd (papierversnipperaar met DIN niveau P4). Indien het noodzakelijk is de papieren versie te behouden (om deze bijvoorbeeld aan uzelf te overhandigen), dan wordt deze in een afgesloten kast bewaard.

Wie er inzicht in persoonsgegevens heeft

Alleen de medewerkers die direct betrokken zijn bij de dienstverlening aan u hebben toegang tot uw persoonsgegevens en mogen deze verwerken. Dit is de bedrijfsarts of diens waarnemer en soms de casemanager taakdelegatie. Daarnaast heeft de secretaresse beperkte toegang: zij kan identiteits- en administratieve gegevens en medische correspondentie verwerken. Om deze taken uit te voeren heeft zij naast een verwerkersovereenkomst een geheimhoudingsverklaring getekend. De secretaresse heeft geen toegang tot het door de bedrijfsarts opgebouwde medisch dossier. Tevens heeft Balans in Bedrijf een verwerkersovereenkomst met de leverancier van het digitale medisch dossier (subverwerker) wat door haar wordt gebruikt. Medewerkers van deze subverwerker zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Balans in Bedrijf bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke termijnen. Momenteel is de bewaartermijn voor medische gegevens 15 jaar. Deze periode gaat in direct nadat de dienstverlening aan u gestopt is. Voor medische keuringen zijn de bewaartermijnen korter of langer, afhankelijk van het soort keuring.

Delen van persoonsgegevens met derden

Delen van gegevens met uw werkgever:

Uw werkgever ontvangt van ons nooit medische gegevens. Deze gegevens ontvangt uw werkgever wel:

  • Niet-medisch spreekuurverslag (terugkoppeling) indien er sprake is van verzuimbegeleiding. Dit document ontvangt u op hetzelfde moment als uw werkgever.
  • Alleen in het geval u niet bent verschenen op een afspraak aangevraagd door uw werkgever: een kort bericht dat u niet verschenen bent. U ontvangt dit bericht tegelijk met uw werkgever.
  • Alléén na uitdrukkelijke toestemming van uzelf: een niet-medisch spreekuurverslag na een preventief spreekuur (ook wel arbeidsomstandigheden spreekuur genoemd). Verleent u geen toestemming, dan ontvangt uw werkgever niets.
  • Algemene gegevens over het verzuim binnen de organisatie van uw werkgever, op groepsniveau. Hierbij kunnen uw verzuimgegevens (duur, oorzaak) op anonieme wijze verwerkt worden (d.w.z. het is nooit te herleiden naar u).

Delen van gegevens met anderen / instanties:

Balans in Bedrijf geeft uw gegevens alleen door als er sprake is van:

  • Een wettelijke verplichting. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het doorgeven van gegevens aan UWV.
  • Indien dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van onze dienstverlening, bijvoorbeeld bij een verwijzing naar een andere zorgverlener. Dit wordt altijd met u besproken op het spreekuur.
  • Als u gerichte schriftelijke toestemming aan een derde hiervoor geeft. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een verzekeraar of advocaat ingeschakeld heeft voor een letselschadeprocedure

Balans in Bedrijf verkoopt uw gegevens niet aan derden. Met bedrijven die uw gegevens verwerken onder onze verantwoordelijkheid, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Balans in Bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Hierbij maken wij u erop attent dat er voor medische dossiers bijzondere bepalingen kunnen gelden. Meer informatie hierover kunt u vinden op de site van de autoriteit persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/gezondheid/medisch-dossier#kan-ik-mijn-medisch-dossier-inzien-6533

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Balans in Bedrijf (contactgegevens staan onderaan deze verklaring). Om er zeker van te zijn dat een verzoek (zoals hierboven genoemd) door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Balans in Bedrijf wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Balans in Bedrijf neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of u heeft aanwijzingen van misbruik, neemt u dan contact met ons op.

Contactgegevens:

Balans in Bedrijf
Postbus 2773
3800 GJ Amersfoort
06 – 41 730 037

info@balansinbedrijf.com
www.balansinbedrijf.com